Rappels de rendez-vous et de traitement envoyés depuis la clinique
Le personnel d'accueil envoie les rappels depuis un PC du réseau de la clinique. Les numéros des patients et les journaux restent dans la base de la clinique, pas dans le compte d'un fournisseur.
Ce qu'une clinique envoie vraiment
Cinq types de messages couvrent l'essentiel du travail de rappel. Chacun a sa règle de timing et son besoin de réponse.
| Message | Moment typique | Réponse attendue | Remarques |
|---|---|---|---|
| Rappel de rendez-vous | 48 et 24 heures avant | Oui — confirmer ou reporter | Deux rappels réduisent davantage les absences qu'un seul |
| Rappel de traitement | Quotidien ou hebdomadaire | Non | Gardez un texte court, sans conseil sur les doses |
| Résultat de laboratoire prêt | À la publication du résultat | Facultative | N'incluez jamais le résultat dans le message |
| Invitation à un bilan | Selon l'intervalle de dépistage | Facultative | Exige un moyen de désinscription |
| Avis de fermeture ou d'urgence | Le jour même | Non | Envoyez tôt ; ne planifiez pas dans les heures de silence |
Où vivent les données des patients
À l'intérieur du cabinet. C'est tout l'intérêt d'exploiter la passerelle sur votre propre réseau.
La liste de contacts et le journal des messages résident dans une base SQL locale, sur le PC ou le serveur de la clinique. Exporter, sauvegarder et supprimer sont des opérations de la clinique, pas des demandes adressées à un fournisseur.
Nous décrivons le produit comme adapté aux flux alignés sur HIPAA ; nous n'affirmons pas que le logiciel rend une organisation conforme. La conformité dépend de vos politiques, de votre réseau, de la formation du personnel et de vos accords avec les opérateurs.
Utilisez le guide de conformité pour la liste de contrôle, et la politique de confidentialité pour savoir ce que nous collectons et ce que nous ne collectons pas.
Carte des données
| Numéros de téléphone | Base SQL locale |
| Texte du message | Base SQL locale |
| Statut de livraison | Base SQL locale |
| Copie chez le fournisseur | Aucune |
Confirmations bidirectionnelles et report
Un mot-clé de réponse peut mettre à jour l'état du rendez-vous sans que personne n'ouvre la boîte de réception.
Confirmer
Une réponse contenant YES marque le rendez-vous comme confirmé et envoie les consignes de préparation.
Reporter
Une réponse contenant CHANGE ouvre un lien vers le guichet de réservation ou crée une tâche de rappel dans votre système.
Se désinscrire
STOP pose un indicateur définitif et retire le numéro de toute campagne de rappel future.
Les codes de vérification des portails patients passent par la même passerelle ; voir la livraison OTP et 2FA.
Connexion à votre EHR ou PMS
Deux chemins fonctionnent sans connecteur propre à un fournisseur : une table que le logiciel surveille, ou un appel HTTP depuis votre système.
Boîte de sortie SQL
Votre système insère une ligne dans une table avec le numéro, le texte et l'heure d'envoi. La passerelle l'envoie et réécrit le statut. Compatible avec MySQL, SQL Server et Oracle.
Appel HTTP
Votre tâche de planification appelle l'API locale quand un rappel est dû. La réponse contient l'identifiant du message, que vous pouvez interroger pour connaître le statut.
Les deux exemples s'exécutent uniquement sur le réseau local. L'API est une fonction de l'édition Ultimate ; le listener SQL est disponible dans toutes les éditions.
Capacité et limites
Compatible avec
Rappels de rendez-vous, de traitement et de bilans, confirmations bidirectionnelles, journaux locaux et déclencheurs SQL et HTTP.
Non compatible
Pas d'aide à la décision clinique, pas de valeurs de résultats dans les messages et aucune affirmation de conformité HIPAA pour votre organisation.
Dépend de
Vos politiques, la formation du personnel, les conditions des opérateurs et l'exactitude de la liste de contacts.
Questions de cliniques
Le logiciel est-il conforme à HIPAA ?
Aucun logiciel ne l'est à lui seul. Nous disons que le produit permet des flux alignés sur HIPAA parce que les données restent sur votre réseau et que vous contrôlez la rétention. Vos politiques, vos accords et votre formation déterminent la conformité.
Les rappels peuvent-ils inclure des résultats de laboratoire ?
Nous recommandons de ne pas envoyer de valeurs de résultats par SMS. Envoyez un avis indiquant que le résultat est prêt et invitez le patient à contacter la clinique ou le portail.
Combien de rappels une clinique peut-elle envoyer par jour ?
Cela dépend du modem et de l'offre SIM. Un modem unique traite confortablement quelques centaines de messages ; un pool en traite davantage. Testez avec votre propre matériel avant une grande campagne de bilans.
S'intègre-t-il à notre logiciel de cabinet ?
Oui, si votre système peut écrire dans une table SQL ou appeler un endpoint HTTP. Il n'y a pas de connecteur par EHR à licencier.
Que se passe-t-il quand un patient répond STOP ?
Le numéro est marqué de façon définitive et retiré des campagnes futures, y compris des listes importées plus tard.